PolarPron tietosuojakäytäntö

Tiivistelmä

Tämä tietosuojakäytäntö kuvaa PolarPro Henkilöstöratkaisut Oy:n (PolarPro) sivuston henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä koskevat periaatteet ja käytännöt. Olemme sitoutuneet suojaamaan sivustomme käyttäjien yksityisyyttä ja noudatamme toiminnassamme tietosuoja- ja muita lakeja sekä hyviä tietosuojakäytäntöjä. Käytämme keräämiämme henkilötietoja esimerkiksi rekrytointiin, tarjotaksemme parempia palveluita sekä kohdistaaksemme markkinointiamme.

Keräämme tietoja sivuston käyttäjiltä itseltään, automaattisesti sivuston teknisen toteutuksen avulla sekä kolmansien tahojen tarjoamista analyysipalveluista.

Sähköinen suoramarkkinointi – Mikäli olet tilannut uutiskirjeemme voimme lähettää sinulle sähköpostia mm. vapaista työpaikoistamme. Uutiskirjeen tilauksen ja suostumuksen markkinointiviestintään voit peruuttaa koska tahansa niin haluttaessa. Yritysasiakkaille, jotka ovat ilmoittaneet yhteystietonsa yhteydenottolomakkeen kautta voimme laittaa sähköpostia palveluistamme.

Evästeiden ja muiden seurantatekniikoiden käyttö – Sivustomme käyttää evästeitä käytön seurantaan ja analysointiin sekä markkinoinnin kohdentamiseen. Sivusto voi lisäksi sisältää kolmansien tahojen evästeitä sekä ns. yhteisöliitännäisiä.

Tietojen luovutus kolmansille tahoille – Luovutamme keräämiämme henkilötietoja yhteistyökumppaneillemme vain perusteltuihin, kohdassa 4. tarkemmin määriteltyihin tarkoituksiin.

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, mitä henkilötietojasi PolarPro käsittelee ja miten – Voit tarkistaa PolarPron henkilörekistereissä olevat itseäsi koskevat tiedot jäljempänä annettuja ohjeita noudattaen. Emme säilytä tietojasi pidempään kuin on tarpeellista tässä tietosuojakäytännössä määriteltyihin tarkoituksiin.

1. Yleistä

Tässä tietosuojakäytännössä kuvataan, mitä henkilötietoja ja muita tietoja keräämme, ja miten käsittelemme näitä tietoja.

PolarPro on sitoutunut noudattamaan voimassa olevaa lainsäädäntöä, joka liittyy käyttäjien yksityisyyteen, sekä käsittelemään henkilötietoja hyvän tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

”Henkilötiedolla” tarkoitetaan tietoa, josta yksittäinen henkilö voi olla tunnistettavissa. Henkilötietojen lisäksi keräämme myös ei-henkilökohtaisia tietoja, joilla tarkoitetaan Palveluiden käyttöä koskevia tietoja, joista ei voi tunnistaa yksittäistä henkilöä.

2. Keräämiemme tietojen käyttötarkoitus ja käsittelyn tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeusperusteet

Henkilötietoja voidaan PolarProlla käsitellä seuraavia tarkoituksia varten.

Sopimussuhteen tai sitä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi:

• Palveluiden tilaamisen ja asiakassopimussuhteen ylläpito ja toteutus
• Työntekijöiden henkilötietojen käsittely
• Työnhakijoiden henkilötietojen käsittely rekrytointiprosessin aikana

Lakisääteisten velvollisuuksien toteuttamiseksi:

• Lakisääteiset dokumentointivaatimusten kuten kirjanpitolainsäädännön dokumentointivelvoitteen noudattaminen
• Työnantajan lakisääteisten velvoitteiden järjestäminen

Oikeutetun edun perusteella:

• Palveluita koskevan yhteydenoton tai palautteen käsittely sekä muun vastaavan kommunikaation toteuttaminen
• Markkinointi ja sen kohdentaminen
• Yritysasiakkaisiin kohdistettu suoramarkkinointi(uutiskirje)
• Markkina- ja muiden tutkimusten, analyysien, segmenttien ja raporttien tekemiseen ja kohdentaminen
• Käytettävyyden ja toimivuuden varmistaminen
• Liiketoiminnan suunnittelu ja palvelukehitys
• Tiedon säilyttäminen mahdollisen oikeudellisen väitteen, reklamaation tai selvityspyynnön varalta

Suostumuksen perusteella:

• Muille kuin yritysedustajille osoitettu suoramarkkinointi
• Tiedon hankkiminen rekrytointitilanteessa muualta kuin suoraan hakijalta

3. Mitä tietoja keräämme ja mistä lähteistä

Henkilötietoja kerätään sekä käyttäjältä itseltään että muista lähteistä. Tietoja kerätään eri kanavissa (internet, sähköposti ym.) käyttäjän itsensä antamana ja yhteistyökumppaneiltamme. Tietojen kerääminen voi myös tapahtua Palvelun teknisessä toteutuksessa automaattisesti.

Keräämme seuraavanlaisia tietoja käyttäjistä eri lähteistä:

Käyttäjän antamat tiedot – Keräämme tietoja, jotka käyttäjä antaa esimerkiksi tilatessaan palvelujamme (blogi) tai kun käyttäjä on yhteydessä meihin esimerkiksi hakiessaan meille töihin.

Tällaisia tietoja ovat:

• nimi
• osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• ansioluettelot ja työhakemukset
• yhteydenotot PolarPron henkilöstöön tai palvelualueisiin
• käyttäjän lähettämä julkaistavaksi tarkoitettu aineisto (valokuvat, mielipide- ja muut kirjoitukset)
• kommentit sosiaalisen median kanavissa

Teknisesti kerätyt tiedot Palveluiden käytöstä – Keräämme teknisesti tietoja palveluiden käytöstä ja laitteiden teknisistä ominaisuuksista jäljempänä tarkemmin kuvatusti. Tietojen kerääminen on automaattista.

Tällaisia tietoja ovat:

• IP-osoite (ja sijaintimaa)
• toimet ja niiden ajat Palveluissa (kuten katsotut sivut ja sisällöt ajankohtineen)
• laitteiden käyttämät uniikit tunnistenumerot
• käytetyn laitteen tiedot, käyttöjärjestelmän tyyppi sekä ohjelmistoversiot
• selaimen tyyppi ja kieliasetukset
• Palveluihin ohjannut sivusto ja sivusto, johon Palveluista on siirrytty, palvelin ja verkkotunnus
Kolmansilta osapuolilta saadut tiedot – Käytämme Palveluidemme yhteydessä kolmansien osapuolten tarjoamia analyysityökaluja ja mittausjärjestelmiä kerätäksemme ja hyödyntääksemme myös ei-henkilökohtaisia tietoja. Tällaisia ovat esimerkiksi Google Analytics.

Lisäksi voimme käyttää kolmansilta osapuolilta ostettuja tai saatuja tietoja. Tällöin edellytämme, että kolmas osapuoli on varmistanut tietojen keräämisen ja jakamisen luvallisuuden.

Työnhakijan osalta voimme tämän suostumuksella hankkia tietoa eräistä muista lähteistä kuin suoraan hakijalta. Esimerkiksi erilainen testaus rekrytointien yhteydessä tehdään suostumukseen perustuen. Samoin mahdollisiin suosittelijoihin otamme yhteyttä vain suostumuksella.

Markkinointirekisteri – Markkinointirekisteriin voimme tallentaa tiedot käyttäjän nimestä ja asiointikielestä, markkinointisuostumukset ja -kiellot sekä yhteystiedot yhteydenottoa varten. Markkinointirekisterissä säilytetään tietoja toistaiseksi. Tietojen käytön suoramarkkinointiin voi kieltää kohdassa 9 kuvatusti.


4. Tietojen luovutus kolmansille osapuolille

Henkilötietoja voidaan luovuttaa perusteltuja käyttötarkoituksia varten. Luovuttamisessa noudatetaan kulloinkin voimassa olevan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

Tietoja voidaan luovuttaa markkinointitarkoituksiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin, tietojen päivittämiseen tai muihin vastaaviin selvityksiin yhteistyökumppaneillemme.

Tietoja luovutetaan myös Palveluiden toteuttamiseen osallistuville tahoille, kuten sähköpostipalveluiden tarjoajille sekä data-analyysi- ja yhtiötietojen tarjoamispalveluille. Kerättyjä tietoja voidaan luovuttaa myös tietojen analysointiin ja digitaalisen mainonnan toteuttamiseen osallistuville tahoille.

Voimme luovuttaa käyttäjän tietoja myös toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla, taikka Palveluiden Käyttöehtojen noudattamisen valvomiseksi ja varmistamiseksi sekä Palveluiden turvallisuuden takaamiseksi.

Tietoja voidaan luovuttaa mahdollisen yrityskaupan, fuusion, ulkoistuksen tai liiketoimintakaupan yhteydessä sekä konsernisuhteeseen tai muuhun taloudelliseen yhteenliittymään liittyen näiden osapuolille.


5. Evästeet ja muut seurantatekniikat

Käytämme evästeitä, jäljitteitä, komentosarjoja ja muita vastaavia teknisiä tunnisteita ja tekniikoita tunnistaaksemme päätelaitteita, seurataksemme ja analysoidaksemme Palveluiden käyttöä, parantaaksemme Palveluiden laatua, kehittääksemme Palveluita edelleen sekä mainonnan ja muun markkinoinnin kohdentamiseen.

Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät yleensä nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voidaan tunnistaa palveluita käyttävät selaimet. Evästeiden keräämiä tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille tämän tietosuojakäytännön mukaisesti.

Palvelu voi sisältää myös kolmansien osapuolten, kuten mittaus- ja seurantapalveluiden sekä mainosverkostojen evästeitä. Kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä päätelaitteellesi Palveluiden käytön yhteydessä.


Evästeiden tyhjentäminen ja estäminen – Käyttäjä voi tyhjentää tai estää evästeet ja muun seurannan selaimen tai laitteen asetuksista. Tyhjentämällä evästeet säännöllisin väliajoin käyttäjä vaihtaa tunnistetta, jonka pohjalta muodostetaan käyttäjäprofiili. Evästeiden tyhjentäminen ei kuitenkaan lopeta kokonaan tiedon keruuta.

Käyttäjät, jotka eivät halua evästeitä tallennettavan heidän laitteelleen voivat ennen Palveluiden käyttämistä tai Palvelun käytön aikana säätää selaimen asetuksista selaimensa kieltäytymään vastaanottamasta evästeitä (ns. incognito tai private browsing -asetus). Mobiililaitteiden osalta käyttäjä voi säätää laitteensa ja sovellusten asetuksia seurantaominaisuuksiin liittyen.


Kolmannet osapuolet – Hyödynnämme Palveluidemme yhteydessä omia ja kolmansien osapuolten tarjoamia teknisiä työkaluja kerätäksemme ja hyödyntääksemme myös ei-henkilökohtaisia tietoja. Myös mittaus- ja analyysipalvelut, kuten Google Analytics, käyttävät evästeitä. PolarPro ja sen yhteistyökumppanit voivat kerätä tietoja markkinoinnin tehokkuudesta, kuten sisältöjen näyttökerrat, ja sähköpostin avaustiedot.

Kolmansien osapuolten palveluihin sovelletaan näiden omia tietosuojakäytäntöjä ja käyttöehtoja, eikä PolarPro vastaa näiden toimijoiden harjoittamasta tietojen keräämisestä tai käsittelystä mukaan lukien evästeet ja muut seurantatekniikat sekä linkit. Suosittelemme tutustumaan kyseisten kolmansien osapuolten palveluiden käyttöehtoihin ja tietosuojakäytäntöihin. PolarPro voi hyödyntää kolmansien osapuolten palveluissa kerättyjä tietoja Palveluiden käyttäjien analysointiin, ryhmittelyyn sekä markkinoinnin kohdentamiseen ja rajaamiseen kyseisissä palveluissa.


6. Henkilötietojen käsittelijät

Tietoja voivat käsitellä vain erikseen määritellyt henkilöt PolarPron ohjeistuksen mukaisesti.

Voimme käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia tallennettujen tietojen käsittelyä varten, sekä käyttää erityistä teknistä käyttöliittymää tallennettujen tietojen avaamiseen. Käyttäjän henkilötietoja voidaan jakaa tällaisten palveluntarjoajien kanssa siinä laajuudessa kuin se on tarpeen Palveluiden ylläpitämiseksi, kehittämiseksi ja tarjoamiseksi. Valitsemme huolella palveluntarjoajat ja varmistamme sopimusjärjestelyin, jotta henkilötietoja käsitellään soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.


7. Tietojen siirto kolmansiin maihin

Emme pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan Komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen, ja muuten siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojakäytännön mukaisesti.



8. Rekisterien suojaus

Rekistereitämme suojataan asianmukaisesti teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Varmistamme myös järjestelmiemme vikasietoisuuden ja tietojen palauttamismahdollisuudet.

Rekistereitä ylläpidetään asianmukaisesti suojatuilla palvelimilla ja palveluissa. Näihin suojauksiin kuuluu muun muassa pääsynhallinta, kulunvalvonta, palomuurit ja salasanasuojaus, joka mahdollistaa tallennettuun tietoon pääsyn vain PolarPron työntekijöille sekä PolarPron sopimussuhteessa oleville palveluntarjoajille.

Ilmoittamme mahdollisista tietoturvaloukkauksista suoraan viranomaisille tai käyttäjälle soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.


9. Käyttäjän oikeudet

Tietojen tarkastaminen – Käyttäjällä on oikeus tarkastaa PolarPron henkilörekistereissä olevat itseään koskevat tiedot.

Tietojen korjaaminen ja poistaminen – Käyttäjällä on oikeus pyytää häntä koskeva virheellinen henkilötieto oikaistavaksi, täydennettäväksi tai poistettavaksi rekisteristä, mikäli tieto on henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut.

Suoramarkkinoinnin kieltäminen – Yrityskäyttäjällä on oikeus kieltäytyä vastaanottamasta suoramarkkinointiviestejä noudattamalla tällaisissa viesteissä olevia ohjeita postituslistalta poistamiseksi tai ilmoittamalla siitä erikseen PolarProlle.

Suostumuksen peruuttaminen – Jos henkilötietojen käsittely perustuu käyttäjän PolarProlle erikseen antamaan suostumukseen, käyttäjällä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien tietojen käsittelyyn.

Muut oikeudet – Joissain tilanteissa käyttäjällä voi olla oikeus kieltää tai rajoittaa henkilötietojensa käsittely tai profilointi, tai pyytää tietonsa siirrettävässä formaatissa itselleen.

Käyttäjällä on myös oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, jos tämä kokee henkilötietojensa käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista.

Jos käyttäjä haluaa käyttää yllä olevia oikeuksiaan, käyttäjä voi milloin tahansa ottaa yhteyttä PolarProhon kohdassa 12 ilmoitettuja yhteystietoja käyttäen.


10. Tietojen säilytys

PolarPro säilyttää käyttäjän tietoja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja vain niin kauan, kuin on tarpeen tässä tietosuojakäytännössä kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi.

Jos käyttäjä ei enää tilaa palveluita, käyttäjän henkilötiedot pääosin poistetaan, siirretään pysyvään markkinointirekisteriin tai muutetaan sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä enää tunnistettavissa.


11. Muutokset tietosuojakäytäntöön

Kehitämme Palveluamme ja voimme ajoittain muuttaa tätä tietosuojakäytäntöä. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Kehotammekin säännöllisesti tarkistamaan tietosuojakäytännön muutosten havaitsemiseksi.


12. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjänä toimii PolarPro Henkilöstöratkaisut Oy (Y-tunnus: 2492947-1) ja käyttäjä voi milloin tahansa ottaa yhteyttä seuraavia yhteystietoja käyttäen:

PolarPro Henkilöstöratkaisut Oy
Perintötie 2 C, 01510 Vantaa

Puh. 0207 809 899
Tietosuojavastaava Annukka Söderena, annukka.soderena[at]polarpro.fi
[email protected]
www.polarpro.fi